交流会・懇親会の写真を集める方法｜幹事だけが写真を持っていない問題

交流会や懇親会が終わったあと、幹事の手元に写真が何枚残っているでしょうか。

参加者はそれぞれ撮っています。名刺交換の様子、登壇者、乾杯の瞬間。それらはそれぞれのスマホの中で止まります。進行を担当していた幹事は撮る側にまわっているので、自分が写った写真は1枚もありません。

この記事は、その状態を幹事の手間を増やさずに解消するための整理です。

「あとで送ります」は、たいてい来ない

終わったあとに集めようとすると、次の3つが同時に起きます。

1. 催促する相手が多すぎる

20人の交流会なら20人に声をかけることになります。社外の方が混ざっていれば、催促そのものが気を使う行為になります。

2. 送る側にとって手間が大きい

「あとで送ります」と言った人に悪気はありません。ただ、帰宅後にスマホから写真を選び、圧縮して、宛先を確認して送る——この一連は、思い出したときにやるには重い作業です。

3. 場が解散すると熱が冷める

その場では盛り上がっていても、翌日には優先順位が下がります。1週間経つと、そもそも約束したこと自体を忘れます。

集めるなら、その場でやるしかありません。

方法ごとの向き不向き

企業のイベントで使われる主な方法を、幹事の手間と参加者の負担で並べます。

Googleフォトの共有アルバムは1アルバムあたり最大20,000件（写真と動画の合計）です。枚数が問題になることはまずありません。

出典: Google Photos Community（2026年8月閲覧）

社内だけのイベントなら、既にあるチャットツールが最短です。新しい仕組みを持ち込む必要はありません。

判断が変わるのは、社外の方が参加する場合です。取引先や他社の参加者を社内チャットには入れられません。ここで「じゃあLINEグループを」となると、連絡先の交換から始まってしまいます。

会社支給の端末では、アプリを入れられない

見落とされがちな制約です。企業が配布している端末では、管理者の許可なくアプリをインストールできない設定になっていることがあります。

参加者に「このアプリを入れてください」と案内する方法を選ぶと、その人たちは最初から参加できません。当日その場で気づいても、対処のしようがありません。

選ぶならブラウザだけで完結する方法です。QRを読むとブラウザが開く、それだけで済むものを選んでおくと、端末の制約に左右されません。

同じ理由で、会員登録を求める方法も避けたほうが無難です。社用のメールアドレスを外部サービスに登録することを、情報システム部門が禁じている会社があります。

その場で大きく映すと、投稿が増える

写真を集める仕組みを用意しても、参加者が送らなければ何も集まりません。もっとも効くのは送った写真がその場で大きく映ることです。

自分の撮った写真がスクリーンに出ると、周りが反応します。それを見た人が次に送ります。「あとで送ってください」と頼むより確実で、しかも会場の空気が変わります。

必要なもの

• プロジェクターまたはモニターに接続したPC
• そのPCがインターネットに繋がること
• ブラウザを全画面にできること

専用の機材やソフトは不要です。発行されたURLをブラウザで開くだけのサービスがあります。

事前に確認しておくこと

• 持ち込みPCを接続できるか — 貸会議室や公共施設ではルールがあることがあります
• Wi-Fiを使えるか — 参加者のスマホは携帯回線で足りますが、映す側のPCには安定した回線が要ります
• 接続端子 — HDMIかVGAか、変換アダプタが必要か

映せない会場でも、アルバムのURLを配るだけの使い方で成立します。写真は同じように集まります。

社外の方がいる場での配慮

取引先や他社の方が混ざる交流会では、社内イベントより一段慎重にしたほうがよい点があります。

• 撮られたくない人がいる前提で案内する — 開始時に一言。「参加は自由です」と明示する
• SNSへの投稿範囲を先に決める — 「社内共有まで」なのか「SNS可」なのかを、開始時に言っておく
• 写真の保存期間を伝える — 「1週間で自動的に消えます」と言えると、参加のハードルが下がります
• 撮影場所が分かる情報に注意 — 位置情報（Exif）が写真に残る仕組みだと、オフィスや取引先の所在が伝わることがあります

例：「本日のお写真はスクリーンにご紹介します。参加は自由です。写真は1週間で自動的に削除されます。SNSへの投稿はご遠慮ください。写り込みを控えたい方は受付までお声がけください。」

集めた写真を社内報や採用サイトに使うとき

交流会の写真を「せっかくだから社内報に」と考えることがあります。ここには法的な注意があります。

写真の権利は撮影者にあり、写っている人には肖像権があります。幹事が集めた写真であっても、幹事の判断で自由に公開できるわけではありません。

とくに社外の方が写っている場合、その方の所属先の広報ルールにも関わります。撮影者と被写体それぞれの同意を得てから使ってください。

詳しくは社内報や採用サイトに社員の写真を使うときの同意にまとめました。

photoba の場合

photoba は、この記事で書いた条件に合わせた無料のサービスです。

• イベント名を入れるだけで、QRとスクリーンURLが5秒で出ます（登録不要）
• 参加者はQRを読むだけ。アプリのインストールも会員登録もありません。会社支給の端末でも使えます
• 送られた写真は数秒で会場のスクリーンに表示され、同時に共有アルバムにたまります
• 幹事は管理画面からZIPで一括保存できます
• 1イベントあたり500枚まで無料

情報の扱い

• 通信先 — photoba.app（HTTPS）のみ。社内のネットワーク制限がある場合は事前に接続確認を
• 保存期間 — 開催日を設定すればその7日後まで。未設定なら「作成から30日」または「最後の写真から7日後」の遅いほうまで（最長でも作成から90日）
• 位置情報 — 撮影場所（GPS）などのExif情報は、送信前に端末側で取り除かれます
• 不適切な写真 — AIが表示前に判定して保留します（判定は完全ではありません）。すり抜けたものは幹事が管理画面から削除できます
• 画質 — 表示用に長辺1600pxへ縮小されます。大きく印刷する用途には向きません

無料ベータ版です。会場の通信環境によっては正常に表示できない可能性があるため、本番前に一度お試しください。

詳しい使い方は交流会・社内イベントのページにまとめています。